В природе, изначально гармоничной,
Процессы развиваются ритмично.
Уходит ночь и день приходит новый,
Восток светлеет – всходит солнце снова.
И каждый год меняет зиму лето.
И бесконечно повторится это.
Чтоб бизнес рос, и ты циклично действуй:
Планируй – делай – проверяй – воздействуй.
П. Калита
Циклы управления бизнесом
Давно замечено, что большинство естественных и созданных человеком процессов повторяются, образуя циклы, при этом оказалось, что повторяющимися процессами можно управлять. Первым это заметил родоначальник научной организации груда Ф. Тейлор, выразивший процесс управления словами: "планируй – делай - проверяй" (plan – do – check). Так впервые определился цикл управления, состоящий из трех функций (рис. 3.1).
Появление идей целевого управления П. Друкера потребовало расширений функций Тейлором, которые затем конкретизировались К. Исикавой. Он расписал функции планирования и действия следующим образом: "планирование" осуществляется двумя этапами: определение целей и определение способов достижения целей, а функция "действия" конкретизируется обучением и подготовкой кадров, а также выполнением работ. Далее появились функции анализа и регулирования, что способствовало дальнейшему развитию науки менеджмента.
Рис. 3.1.
Рис. 3.2. Цикл управления по Шухарту (PDCA)
Приведенные циклы универсальны и охватывают большинство процессов управления предприятием. Но па практике целевое управление и создаваемые для его реализации программные инструменты требуют уточнений и дополнений, связанных с его спецификой. Важнейшие из них будут рассмотрены в настоящей главе.
Ключевые показатели эффективности бизнеса и их сбалансированная система
П. Друкер сказал: управлять – значит измерять. Отсюда для того, чтобы управлять эффективностью, надо уметь ее измерять. Для измерения уровня достижения любых целей в экономике используются показатели. Но для управления эффективностью нужны не просто показатели, а ключевые показатели эффективности (key perfomiance indicators, КРГ), т.е. те, что являются наиболее важными для оценки и управления деятельностью предприятия в целом, отдельного структурного подразделения или конкретного сотрудника. Очевидно, что для каждого из уровней управления важными будут те, что его характеризуют. Поэтому необходимо установить, какие показатели могут считаться ключевыми.
Впервые понятие "ключевые показатели эффективности" было введено Д. Нортоном и Р. Капланом , которые считали, что понятие performance объединяет в себе и результативность, и эффективность. Они полагали, что KPI позволят поставить на твердую основу реализацию уже известной концепции П. Друкера, известной как "Управление по целям".
Информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией
Программное обеспечение за полвека своего существования претерпело огромные изменения, пройдя путь от программ, способных выполнять только простейшие логические и арифметические операции, до сложных систем управления предприятиями. В программном обеспечении всегда можно было выделить два основных направления развития:
Выполнение вычислений;
накопление и обработка информации.
Интуиции, личного опыта руководителя и размеров капитала уже мало для того, чтобы быть первым. Для принятия любого грамотного управленческого решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности, будь то торговля, производство или предоставление каких-либо услуг.
В условиях жесткой конкуренции, динамического рынка даже самые консервативные или небогатые предприятия не могут позволить себе отказаться от такого мощного средства, как автоматизация. Выгода от использования современных компьютерных технологий в промышленности столь велика, что эпоха агитации за автоматизацию давно прошла.
В настоящее время понятие информационной системы настолько размыто, что под информационной системой может быть определено любое понятие от компьютерной программы, помогающей автоматизировать какой-то процесс, до сложивщегося набора правил и процедур, регламентирующих действия сотрудников компании по организации процессов создания и использования информации в нужном для компании виде. Cовременный бизнес крайне чувствителен к ошибкам в управлении, и для принятия грамотного управленческого решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности предприятия (независимо от профиля его деятельности). Теория управления предприятием представляет собой довольно обширный предмет для изучения и совершенствования.
Управление производственным процессом
Оптимальное управление производственным процессом представляет собой очень трудоемкую задачу. Основным механизмом здесь является планирование. Автоматизированное решение подобной задачи дает возможность грамотно планировать, учитывать затраты, проводить техническую подготовку производства, оперативно управлять процессом выпуска продукции в соответствии с производственной программой и технологией. Очевидно, что чем крупнее производство, тем большее число процессов участвует в создании прибыли, а значит, использование информационных систем жизненно необходимо.
Документооборот
Документооборот является очень важным процессом деятельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учетного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и дает управленцам возможность воздействовать на нее. Поэтому автоматизация документооборота позволяет повысить эффективность управления.
Оперативное управление предприятием
Информационная система, решающая задачи оперативного управления предприятием, строится на основе базы данных, в которой фиксируется вся возможная информация о предприятии. Такая информационная система является инструментом для управления бизнесом и обычно называется корпоративной информационной системой. Информационная система оперативного управления включает в себя массу программных решений по автоматизации бизнес-процессов, имеющих место на конкретном предприятии.
Назначение информационных систем.
«Идеальная» информационная система управления предприятием должна автоматизировать все или, по крайней мере, большинство из видов деятельности предприятия. При чем, автоматизация должна быть выполнена не ради автоматизации, а с учетом затрат на нее, и дать реальный эффект в результатах финансово-хозяйственной деятельности предприятия.В зависимости от предметной области информационные системы могут весьма значительно различаться по своим функциям, архитектуре, реализации. Однако можно выделить ряд свойств, которые являются общими.
Информационные системы предназначены для сбора, хранения и обработки информации, поэтому в основе любой из них лежит среда хранения и доступа к данным.
Информационные системы ориентированы на конечного пользователя, не обладающего высокой квалификацией в области вычислительной техники. Поэтому клиентские приложения информационной системы должны обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который предоставляет конечному пользователю все необходимые для работы функции и в то же время не дает ему возможность выполнять какие-либо лишние действия.
На предприятии должна быть создана база данных, которая обеспечивает хранение информации и доступность ее для всех составляющих системы управления.
Наличие такой базы данных позволяет сформировать информацию для принятия
решений. Сама по себе информационная система не является инструментом
для принятия управленческих решений. Решения принимаются людьми. Но
система управления в состоянии представить или «подготовить» информацию в
таком виде, чтобы обеспечить принятие решения. Системы поддержки
принятия решений в состоянии обеспечить, например:
отслеживание эффективности работы различных участков и служб для
выявления и устранения слабых звеньев, а также для совершенствования
бизнес-процессов и организационных единиц (т.е. анализ информации может
привести к изменению правил выполнения тех или иных управленческих
процессов и даже к изменению организационной структуры предприятия);
анализ деятельности отдельных подразделений;
обобщение данных из различных подразделений;
анализ показателей различных направлений финансово-хозяйственной
деятельности предприятия для выделения перспективных и убыточных
направлений бизнеса;
выявление тенденций, развивающихся на предприятии, так и на рынке.
Не следует забывать и о том, что работать с системой придется обычным
людям, являющимся специалистами в своей предметной области, но зачастую
обладающими весьма средними навыками в работе с компьютерами. Интерфейс
информационных систем должен быть им интуитивно понятен.
Технология внедрения информационных систем.
- Технология построения системы по моделям "как надо", без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов. Практика создания систем по модели "как есть" показала, что автоматизация без проведения реинжиниринга бизнес процессов и модернизации существующей системы управления не приносит желаемых результатов и не эффективна. Ведь использование в работе программных приложений - это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и отчетности.- Технология построения систем с подходом "сверху вниз". Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Только при внедрении "сверху вниз" и активном содействии руководства можно изначально правильно оценить и провести весь комплекс работ без незапланированных издержек.
- Технология поэтапного внедрения. Поскольку комплексная автоматизация - это процесс, в который вовлекаются практически все структурные подразделения предприятия, технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.
- Привлечение к разработке будущих пользователей. При выполнении работ по комплексной автоматизации фирмой-интегратором меняются функции отделов информационных технологий фирмы-заказчика, и возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления.
Во время реализации проекта сотрудники отделов вместе с разработчиками работают с информацией и моделями, участвуют в принятии решения по выбору технологических решений и, самое главное, организуют взаимодействие поставщиков решения и сотрудников предприятия. При эксплуатации информационной системы на плечи сотрудников автоматизированной системы управления ложится обслуживание и сопровождение системы (если не заключен договор на сопровождение с фирмой-поставщиком). Специалисты заказчика являются инициаторами и исполнителями подготовки предложений по совершенствованию и развитию существующей системы. Это позволяет им лучше приспособить ее к своим требованиям, поэтому эти требования должны быть основательно продуманы, чтобы информационные технологии не использовались там, где легко можно справиться с задачами управления с помощью карандаша и листа бумаги.
Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими параметрами информационной системы являются надежность, масштабируемость, безопасность, поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент-сервер. Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач. В последние годы наблюдается устойчивая тенденция увеличения спроса на клиент-серверные приложения, которые обладают в области учета и управления большими возможностями, чем файл-серверные системы при обработке больших объемов данных, возможностью создания распределенных систем, а также достаточной интеграцией с другими системами.
Внедрение информационных систем.
Внедрение информационной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Первейшим этапом создания системы должно быть проведение работ по предпроектному обследованию (так называемый консалтинг). Пока не описаны и не проанализированы все бизнес-процессы предприятия, не построена модель предприятия «как есть сегодня», не сформулированы обоснованные требования к новой системе, не построена модель будущей системы «как должно быть», не разработано техническое задание не может быть и речи о покупке или начале разработки системы. Цель этой предпроектной работы заключается в том, чтобы разработать представление о будущей системе, описать функционально-информационную модель будущей системы и защитить ее перед заказчиком. Только после этого можно вкладывать деньги в покупку или разработку системы.Подготовка предприятия к реализации ИС
- Подготовка нормативно-справочной информации.
- Разработка методик подготовки и ведения нормативно-справочной информации.
- Разработка классификации объектов нормативно-справочной информации, их определение и детальное описание их свойств. Подготовка образцов описания данных объектов.
- Базовый состав объектов нормативно-справочной информации включает:
- производственную структуру предприятия (рабочие центры и их группировки, их идентификация и классификация);
- территориальную структуру предприятия (площадки и места хранения запасов и их группировки, их идентификация и классификация);
- финансовую структуру предприятия (центры финансовой ответственности и их группировки, их идентификация и классификация);
- номенклатурные позиции, их классификация и группировки;
- спецификации номенклатурных позиций (структуры продуктов);
- технологические маршруты (в том числе учетные точки в нём для построения системы производственного учета);
- другие данные.
- Формирование рекомендаций по устранению выявленного дефицита данных об объектах нормативно-справочной информации в существующей информационной системе.
- Аудит процесса подготовки и ведения справочников нормативно-справочной информации на предмет соответствия задачам предприятия и принципам формирования ИС.
- Выделение категорий затрат, изучение и определение методик расчета себестоимости продукции (в части прямых затрат и переменных косвенных затрат).
- Подготовка бизнес-процессов.
- Анализ и формирование рекомендаций по совершенствованию бизнес-процессов планирования операционной деятельности, ее исполнения, а также ведения нормативных данных для поддержки операционной деятельности.
- Анализ и формирование рекомендаций по достижению соответствия бизнес-процессов рекомендациям методики ИС
- Разработка моделей бизнес-процессов сбыта, производства, закупок, планирования и других, в соответствии с предметной областью проекта, на различных уровнях иерархии плановых решений, необходимых предприятию Заказчика бизнес-процессов, которые будут поддерживаться системой
- Выбор программной системы автоматизации планирования и учета на производстве.
- Анализ рынка программного обеспечения.
- Разработка системы аналитической отчетности, которую необходимо будет получать средствами системы.
- Разработка требований к информационной системе.
- Подготовка технического задания на выбор и внедрение информационной системы.
- Организация проведения конкурса по выбору программного обеспечения для информационной системы.
Если же речь идет о сотрудниках, для которых сложно “двумя руками три кнопки нажать”, то интерфейс системы должен быть как можно более простым, а последовательность действий - очевидной. Аналогично, если в режиме использования критичен быстрый ввод данных, то на первое место выходит удобство интерфейса. Имеет смысл еще до сдачи информационной системы в эксплуатацию предоставить разработчикам возможность попробовать себя в роли конечных пользователей.
Виды информационных систем в организации
Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.
Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.
Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.
Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие
решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных
решениях, для которых информационные требования не всегда ясны.
Системы стратегического уровня – это инструмент помощи руководителям
высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и
длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение –
приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с
существующей организационной возможностью.
Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным
образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга,
производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов
обслуживаются собственными информационными системами. В больших
организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют
собственные информационные системы. Например, функция производства могла
бы иметь системы для управления запасами, управления процессом,
обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального
планирования требований.
Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную,
управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной
области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на
эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих
данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает
соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня
управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих
территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый
уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза
предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода –
обслуживает стратегический уровень
Внедрение информационных систем.Основные проблемы и задачи
При наличии информационной системы управления предприятием, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии информационной системы управления предприятием, однако часто он негативно отражается на объективности менеджмента. Внедрение информационной системы управления предприятием вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов. Например, заказчик разместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определенному числу месяца. Заказ вводится в систему, на основании его системой автоматически создается счет (на основе существующих алгоритмов ценообразования),счет пересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль, где происходит разузлование заказанного вида продукции на отдельные комплектующие. На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на их закупку, а производственный модуль соответствующим образом оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно к сроку. Естественно, в реальной жизни возможны различные варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него кругом сотрудников, которые, в случае необходимости, должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их. Не стоит полагать, что работать при наличии информационной системы управления предприятием станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкуренто способность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия.
Однако можно попробовать выделить несколько довольно интересных и редко упоминаемых в прессе проблем, характерных именно для машиностроения.
1. Кому из директоров система больше нужна, тот пусть и занимается ее внедрением. Часто решение о внедрении информационной системы является не решением компании или хотя бы консолидированным решением топ-менеджеров и акционеров, а решением одного из функциональных руководителей, например, финансового директора или директора по производству. В таком случае информационная система внедряется в интересах именно данного руководителя, большинство же топ-менеджеров предприятия не принимает участие в процессе внедрения и, как следствие, может неоднозначно оценивать как сам процесс, так и результаты внедрения системы в целом.
Более того, зачастую при внедрении системы акценты могут смещаться настолько, что для дальнейшего комплексного внедрения уже сделанные работы приходится серьезно переделывать. Примеры такой автоматизации встречаются. На вопрос "Почему?" «нам надо было попробовать сделать неправильно, чтобы все руководство осознало, как не следует проводить автоматизацию управления. Зато теперь все руководители понимают необходимость личного участия в работах по комплексной автоматизации предприятия.»
Сложно сказать, насколько такой подход себя оправдывает, но и оспаривать инициаторов внедрения информационных систем на предприятии сложно, поскольку иначе "предприятие вообще бы не обратило внимания на вопросы автоматизации". Фактически в описанном случае компания на собственных ошибках проходит обучение тому, как правильно внедрять информационные системы, и, как следствие, при повторных проектах руководство предприятия уже значительно точнее понимает, каких целей хочет добиться в результате внедрения системы, какие усилия необходимо организовать для ведения проекта, для чего нужно приглашать профессиональных консультантов и сколько реально может стоить проект внедрения комплексной информационной системы управления.
2. При внедрении информационной систем управления предприятием в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения Если система не нравится сотрудникам, значит она плохая.
Удивительно, но даже на крупных предприятиях иногда мнение сотрудника низшего звена (что-то не нравится, не подходит, не удобно, мелкий шрифт, "вообще старая система была понятнее" и т.п.) вполне способно притормозить внедрение системы.
Часто руководители предприятия, особенно, если они не уделяют достаточного внимания процессу внедрения, судят о качестве системы по отзывам персонала, интересы которого зачастую расходятся с интересами руководителя. В результате, вместо оптимального достижения целей внедрения системы управления значительное время тратится на переделку интерфейсов, реализацию всяческих "рюшечек" и "бантиков", притом, что реальной ценности такие доработки не представляют, но значительно влияют на бюджет и главное - сроки внедрения. Руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать свой бизнес, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы управления предприятием,вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того: Создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения;
Наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-менеджеров (Нередко сложности могут возникнуть в тот самый момент, когда руководитель вдруг осознает, что с внедрением системы он попадает в своего рода ловушку: рост информированности, который обеспечивает система, сводит к минимуму неопределенность текущей производственной ситуации и тем самым ограничивает возможность принятия решений исходя лишь из субъективного мнения. Новая технология управления также способствует выявлению некомпетентности руководства.);
Всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.
Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела, как и в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю предприятия, помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо:
1. Повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;
2. Принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.
Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.
Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления
предприятием производитсяпо следующей технологии: на предприятии
формируется небольшая (3-6 человек)рабочая группа, которая проходит
максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу
ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее
сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами:
во-первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у
него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать
большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а
во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование, всегда
существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной
рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.
Особенно важным вопросом
является выбор руководителя такой группы
и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых
компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области
ведения бизнеса и управления. В отечественной практике, при внедрении
систем такую роль, как правило, играет начальник отдела АСУП или ему
аналогичного. Основными правилами организации рабочей группы являются
следующие принципы:
Специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих
требований: знание современных компьютерных технологий (и желание
осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность,
дисциплинированность;
С особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению
администратора системы, так как ему будет доступна практически вся
корпоративная информация;
Возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе
внедрения проекта может крайне негативно отразиться на его результатах.
Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных
сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение
всего проекта;
После определения сотрудников, входящих в группу внедрения,
руководитель проекта должен четко расписать круг решаемых каждым из них
задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В
наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.
Подведем итог
Можно сделать вывод, что общей стратегической целью создания корпоративной информационной системы является повышение управляемости, что позволяет увеличить экономическую эффективность и качественно улучшить производственные показатели предприятия. Достижение этой цели в рамках создания корпоративной информационной системы должно быть реализовано за счёт применения на предприятии всего комплекса информационных технологий, а именно:- сбора достоверной информации;
- оперативной обработки данных о фактах производственно-хозяйственной деятельности;
- аналитической поддержки принятия управленческих решений;
В структуре предприятия имеет смысл запланировать отдел поддержки внедренных систем, чтобы после опытной эксплуатации эта рутинная работа не висела на сильных и талантливых программистах, которых целесообразно направить на реализацию новых проектов. Цель компьютерных систем поддержки принятия стратегических решений состоит в том, чтобы обеспечить высшее руководство непосредственным и свободным доступом к информации относительно ключевых факторов, являющихся критическими при реализации стратегических целей фирмы.
Следовательно, ИС должны быть просты в эксплуатации и понимании. Они обеспечивают доступ к множеству внутренних и внешних баз данных, активно используя графическое представление данных.
- своевременного информирования персонала о результатах производственного планирования и ресурсном обеспечении.
Перед тем, как осуществлять проект внедрения максимально формализуйте его цели;
Установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов. Наделите высокими полномочиями руководителя проекта;
Создать среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и старайтесь организационными мерами повысить темп освоения новых технологий;
Внедрение информационной системы управления предприятием как ремонт - его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение по сути никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатациями вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью вашего предприятия.
МОСКОВСКИЙ ИНСТИТУТ РАДИОТЕХНИКИ, ЭЛЕКТРОНИКИ И АВТОМАТИКИ (ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ)
Факультет: ВИС (Информационные системы)
Специальность: АСОиУ
РЕФЕРАТ
Тема: «Информационные системы управления
бизнес-процессами предприятия.
ERP-система LAWSON M3 - альтернатива SAP, Oracle, Axapta»
Группа: ВИС 8-03Преподаватель: Яшин Л. З.Студент: Волков А. Н.
Москва 2006г.
Введение
- Цели и задачи информационных систем (ИС)
- Классификация ИС
- Выбор, требования, оценка эффективности внедрения ИС
- Проблемы выбора ИС
- Требования к ИС
- Оценка эффективности внедрения ИС
- ERP-cистема управления бизнес-процессами промышленного предприятия
- LAWSON M3 - альтернатива SAP, Oracle, Axapta
- LAWSON М3 - Комплексный подход к управлению бизнесом
- Сравнение ERP-системы LAWSON M3 с ближайшими конкурентами
- Конкурентные преимущества LAWSON М3
- Отраслевые решения на базе LAWSON M3
Заключение
Список использованной литературы
Приложение №1: Ключевые слова современных технологий управления
Введение
Сегодня основным фактором создания длительного конкурентного преимущества и роста инвестиционной привлекательности компании становятся оптимальные стратегии управления бизнесом. Эффективное управление это такой же ресурс, как деньги или материальные ценности. Именно этот ресурс помогает динамично реагировать на постоянно меняющуюся рыночную ситуацию, контролировать все стороны деятельности предприятия, оперативно выявлять «узкие места» и концентрировать усилия именно там, где они наиболее необходимы в данный момент.
Мы постоянно слышим о том, что российские предприятия не могут конкурировать с западными производителями, что у нас не настолько развиты технологии, и что качество российской продукции слишком уступает зарубежным аналогам. Проблема в том, что российские управленцы стали сталкиваться, по крайней мере, с двумя проблемами в управлении:
- выясняется, что показатели и процедуры, которые ранее использовались для анализа и планирования деятельности предприятия (например, объем произведенной продукции) не позволяют успешно конкурировать;
- появление конкурентов не только начинает препятствовать получению привычной сверхприбыли, но иногда сводит ее до нуля.
В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление.
Развивая информационные системы (ИС) необходимо стремиться в производственную часть бизнеса, создавая возможность не только примитивного набора информации, оптимизации бизнес процессов и других атрибутов внедрения, но обеспечивать возможность аналитической обработки информации на уровне свойств продукта, технологий, ресурсов и так далее.
Не секрет, что зачастую подход к автоматизации бывает таким: нужно автоматизировать все, а поэтому покупаем могучую интегрированную систему и модуль за модулем всю ее внедряем. Но уже потом выясняется, что полученный эффект весьма далек от ожидаемого и деньги потрачены впустую. Иногда бывает нужно внедрить всего лишь несколько специализированных и недорогих приложений и связать их на базе интеграционной платформы или там, где это необходимо, использовать функциональность ERP-системы. Все эти вопросы можно и нужно решать на этапе проектирования, т. е. осознанно подходить к выбору средств автоматизации, сравнивая затраты с ожидаемым эффектом. В данном случае, придерживаться принципа «чем больше функций, тем лучше» не стоит. Чем больше система «может», тем дороже она стоит и существует вероятность того, что будут использоваться далеко не все ее функциональные возможности, и она не окупит себя.
В настоящее время интенсивно предлагается внедрять корпоративные информационные системы (КИС). На страницах журналов, в сетях Интернет можно увидеть большое количество материалов возносящих то или иное детище монстров и так далее. При этом разброс очень большой как по ценам, срокам выполнения работ, так и по оказываемым услугам. В дополнение ко всему прочему используются различные идеологии управления бизнесом MRP, MRP2, ERP и так далее.
Самое трудное построить единую систему, которая будет отвечать запросам сотрудников всех подразделений. Каждый из подразделений может иметь собственное программное обеспечение, оптимизированную под свои особенности работы. Информационная система может скомбинировать их всех в рамках одной интегрированной программы, которая работает с единой базой данных, так, что все департаменты могут легче обмениваться информацией и общаться друг с другом. Такой интегрированный подход обещает обернуться очень большой отдачей, если компании смогут корректно установить систему.
1. Цели и задачи информационных систем
Предприятие это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям, а в особенности руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.
Для упрощения управления предприятием, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную информационную систему, включающую функции планирования, управления и анализа. Что может дать внедрение информационной системы:
- снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках),
- повышение скорости товарооборота,
- сокращение излишков товарных запасов до минимума,
- увеличение и усложнение ассортимента продукции,
- улучшение качества продукции,
- выполнение заказов в срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков.
КИС выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.
Основными целями автоматизации деятельности предприятия являются:
- Сбор, обработка, анализ, хранение и представление данных о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для принятия управленческих решений;
- Автоматизация выполнения бизнес операций (технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия;
- Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.
2. Классификация информационных систем
Предлагается использовать следующую классификацию систем и подсистем ИС. В зависимости от уровня обслуживания производственных процессов на предприятии сама КИС или его составная часть (подсистемы) могут быть отнесены к различным классам:
Класс A: системы (подсистемы) управления технологическими объектами и/или процессами.
Класс B: системы (подсистемы) подготовки и учета производственной деятельности предприятия.
Класс C: системы (подсистемы) планирования и анализа производственной деятельности предприятия.
Первые системы класса А, которые были разработаны для решения задач управления процессами, в основном охватывали сферу складского, бухгалтерского или материального учета. Их появление связано с тем, что учет материалов (сырья, готовой продукции, товаров) с одной стороны является извечным источником различных проблем для руководства предприятия, а с другой (на предприятии относительно крупного размера) одной из самых трудоемких областей, требующих к себе постоянного внимания. Основной «деятельностью» такой системы является учет материалов.
Эти системы, как правило, характеризуются следующими свойствами:
- достаточно высоким уровнем автоматизации выполняемых функций;
- наличием явно выраженной функции контроля за текущим состоянием объекта управления;
- наличием контура обратной связи;
- объектами контроля и управления такой системы выступают:
- технологическое оборудования;
- датчики;
- исполнительные устройства и механизмы.
- малым временным интервалом обработки данных (т.е. интервалом времени между получением данных о текущем состоянии объекта управления и выдачей управляющего воздействия на него);
- слабой (несущественной) временной зависимостью (корреляцией) между динамически изменяющимися состояниями объектов управления и системы (подсистемы) управления.
В качестве классических примеров систем класса A можно считать:
SCADA - Supervisory Control And Data Acquisition (диспетчерский контроль и накопление данных);
Информационные системы в управлении предприятием
Информационная система управления – это совокупность информации, технических, программных, других технологических средств и специалистов, а также предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.
Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология (ИТ) , развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.
Информационная технология (ИТ) – процесс регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.
Основная цель автоматизированной информационной технологии – получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.
Автоматизированные информационные системы для информационной технологии – это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных.
1. На малых предприятиях различных сфер деятельности информационные технологии, как правило, связаны с решением задач бухгалтерского учета , накоплением информации по отдельным видам бизнес-процессов, созданием информационных баз данных по направленности деятельности фирмы и организации телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями.
2. В средних организациях (предприятиях) большое значение для управленческого звена играют функционирование электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес-процессам. Для таких организаций (предприятий, фирм) характерны расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информации от несанкционированного доступа и т. д.
3. В крупных организациях (предприятиях) информационная технология строится на базе современного программно-аппаратного комплекса, включающего телекоммуникационные средства связи, многомашинные комплексы, развитую архитектуру «клиент-сервер», применение высокоскоростных корпоративных вычислительных сетей.
Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:
простота внедрения уже существующих решений;
они просты для понимания и для их освоения требуется минимум тренировки;
не требуются технические навыки;
они, обычно, гибкие и способны к адаптации для соответствия деловым процессам.
в автоматизированной ИС появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных.
Процесс принятия управленческих решений рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т. е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач. Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий.
Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой.
1. Первый круг задач ориентирован на предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям – инвесторам, налоговым службам и т. д.
2. Второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса .
3. Третий круг задач анализа ориентирован на выработку тактических решений.
4. Четвертый круг задач связан с задачами оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического объекта.
Обычно в системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный.
I. Стратегический уровень ориентирован на руководителей высшего ранга. Основными целями стратегического уровня управления являются:
· определение системы приоритетов развития организации;
· оценка перспективных направлений развития организации;
· выбор и оценка необходимых ресурсов для достижения поставленных целей.
II. Тактический уровень принятия решений основан на автоматизированной обработке данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном слабо структурированные задачи. К числу основных целей тактического уровня руководства относятся:
· обеспечение устойчивого функционирования организации в целом;
· создание потенциала для развития организации;
· создание и корректировка базовых планов работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе развития организации потенциала.
III. Оперативный (операционный) уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняется огромное количество текущих рутинных операций по решению различных функциональных задач экономического объекта. При этом к числу важнейших приоритетов оперативного управления следует отнести:
· получение прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий с использованием накопленного потенциала;
· регистрацию, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного;
· выработку и реализацию решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений.
2. Характеристика систем автоматизации управления предприятием.
2.1. Системы начального уровня.
Системы начального уровня широко распространены среди предприятий небольшого размера, которые успешно используют их в своей повседневной деятельности. Отличительной чертой таких информационных систем является ограниченный охват бизнес-процессов предприятия.
Программные продукты данного класса могут сильно отличаться друг от друга по целевому назначению: сюда можно отнести как бухгалтерские, так и складские и торговые системы. Но, тем не менее, эти системы имеют много общих черт: невысокая требовательность к выделяемым ресурсам. Системы данного класса могут работать под управлением современных промышленных СУБД, однако могут эксплуатироваться и на небольших предприятиях. Количество возможных пользователей такой системы колеблется от 1 до нескольких десятков.
Подразумевается, что пользователь может приобрести, установить и начать эксплуатацию самостоятельно, однако разработчики стараются делать программы с как можно более широкими возможностями, что позволяет интегрировать такие системы с другими системами этого и более высокого классов.
2.2. Системы среднего уровня.
Появление систем среднего уровня обусловлено потребностью в программном продукте с более широкими возможностями, нежели системы начального уровня. Таким образом, некоторые производители на основе современных способов и средств разработки создали готовые решения для довольно широкого круга потребностей предприятия. В состав таких систем обычно входят следующие подсистемы:
бухгалтерский учет
управление производством
материально-техническое снабжение и сбыт
планирование
производство.
Несмотря на способность таких систем вести учет практически по всем направлениям деятельности предприятия, некоторые подсистемы реализованы в них в весьма усеченном виде. Тем не менее, количество различных параметров настройки у такой системы достигает значительного числа, что приводит потребителя к неспособности самостоятельно установить продукт. Зачастую, большую часть стоимости программного продукта среднего уровня составляют услуги по установке и настройке системы, сервисное обслуживание . Дороговизна таких систем делает их недоступными для небольших фирм.
Немаловажным минусом подобной системы является то, что успех внедрения системы среднего уровня во многом зависит от качества выполнения анализа деятельности предприятия.
2.3. Системы высшего класса.
Современные версии систем высшего уровня обеспечивают планирование и управление всеми ресурсами организации. Количество различных параметров настроек достигает десятков тысяч. Однако одновременно возрастает и стоимость внедрения подобной системы.
Следует также учитывать следующий набор минусов, возникающих при введении в строй подобной системы:
может потребоваться привлечение внешних консультантов, что приведет к значительному росту затрат;
внедрение сложной системы зачастую требует некоторой реорганизации деятельности;
необходимо наличие специального подразделения, которое бы перенастраивало систему под требования бизнеса.
С другой стороны, руководители организации и ее персонал получают великолепный инструмент, позволяющий планировать и управлять производством.
3. Выбор, внедрение и эксплуатация системы
3.1. Проблема выбора информационной системы.
Описать методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые должны быть выполнены в результате их применения.
При необходимости изменить эти методы так, чтобы они обеспечивали более эффективную работу и интеграцию новой системы.
Описать организационную структуру и подумать о том, в максимальной ли степени она отвечает целям предприятия.
Изучить наиболее эффективные методы, применяемые в отрасли.
Обеспечить создание необходимой технической инфраструктуры:
Поручить соответствующим специалистам оценку нынешней инфраструктуры на основе требований, предъявляемых новой системой. Определить роль отдела информационных систем и продумать, каким изменениям он подвергнется в новой среде.
Пользоваться полученными документами, чтобы убедиться, что реализованные функции отвечают потребностям.
Управлять изменениями, подстраиваясь под сотрудников:
Проводить изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации.
С самого начала задействовать всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта. Хороший способ добиться этого -- попросить их высказывать свое мнение в процессе подробного определения потребностей бизнеса.
Регулярно общаться с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными.
Разработать план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа.
После проведенных мероприятий можно приступать непосредственно к внедрению системы. Типовой план внедрения, используемый фирмами, состоит из следующих этапов:
· Предварительное обследование и оценка состояния компании.
· Предварительная переподготовка.
· Технико-экономическое обоснование (анализ «затраты-эффект»)
· Организация проекта (назначение ответственных лиц, состав комитетов)
· Выработка целей (что мы ожидаем от проекта)
· Техническое задание на управление процессами
· Начальная переподготовка (переподготовка сотрудников)
· Планирование и управление верхнего уровня
· Управление данными
· Программное обеспечение
· Опытный пример
· Получение результатов
· Анализ текущего состояния
4. Краткий обзор существующих систем (перечислить) .
Мною не случайно были выбраны нижеприведенные системы для краткого обзора. Все эти системы относятся к классу MRPII/ERP и являются лидерами на международном и, в частности, российском рынке.
4.1 R\3 от SAP AG
На сегодняшний день компания SAP лидирует среди независимых производителей бизнес-приложений и занимает 36% этого рынка ПО. В России инсталлировано более 100 SAP систем, на локализацию систем R\2 и R\3 компания затратила более 6 млн. немецких марок.
Описание системы:
Основные модули:
· финансовая бухгалтерия
· управление материальными потоками
· техническое обслуживание и ремонт оборудования
· продажа, отгрузка, фактурирование
· система проектов
· управление, планирование и контроль основных средств
· управление персоналом.
Базовая система R\3 предоставляет набор функциональных возможностей для решения организационно-экономических задач, включая гибкое производство, планирование производственных мощностей и техническое обслуживание предприятия, систему сбыта, прием и исполнение заказов в условиях существования различных валют, языков, прочих особенностей, планирование и осуществление транспортных операций.
4.2 Oracle Applications от Oracle
Представляет собой набор из более чем 35 интегрированных приложений, в которые входят:
· приложения для управления финансами
· приложения для управления материальными потоками
· приложения для управления производством
· приложения для управления проектами
· приложения для управления персоналом
· приложения для управления маркетингом
Данные программные модули для автоматизации всех аспектов деятельности предприятия.
4.3 BAAN IV от BAAN
Базовая система BAAN IV создана для комплексной поддержки системы управления предприятием. Все подсистемы конфигурируются под конкретные процедуры и задачи управления. Самое главное в системе - ее гибкость и функциональное наполнение.
Состав базовой системы BAAN IV:
· программные инструментальные средства
· производство
· сбыт, снабжение, склады
· финансы
· транспорт
· организатор
Несомненным плюсом системы является то, что она легко может быть адаптирована к любому пользовательскому интерфейсу. Доступ к базе данных системы возможен из любых прикладных программ.
Программно обеспечение BAAN может применяться в широком диапазоне предприятий - от средних до самых крупных.
4.4 Система управления БОСС компании АйТи.
Функциональные возможности комплексной интегрированной системы управления БОСС охватывают все основные бизнес процессы организации:
· управление и бухгалтерский учет
· управление персоналом
· логистика
· маркетинг и продажи
· управление производством
· делопроизводство и документооборот.
Система состоит из отдельных, полностью самостоятельных и в то же время интегрированных продуктов. Это позволяет создавать систему предприятия поэтапно, начиная с того функционального подразделения, автоматизация которого наиболее актуальна в настоящий момент.
БОСС-КОРПОРАЦИЯ - полномасштабная система управления финансово-хозяйственной деятельностью, разработанная для крупных корпораций и торговых объединений. Состоит из четырех взаимодействующих подсистем (финансы, логистика, маркетинг и персонал).
Эту систему отличает легкость настройки и адаптации, открытость исходных материалов, масштабируемость, надежность, ориентация на российскую специфику ведения учета.
Заключение
Несмотря на сравнительную молодость отрасли как таковой, это уже вполне сформировавшийся рынок, с брэндами-лидерами и лидирующими продуктами.
На настоящий момент существует достаточно широкий спектр продукции, призванной удовлетворить самые разнообразные нужды, как небольших компаний, так и компаний-гигантов. Эти программные продукты в полной мере охватывают все аспекты деятельности предприятий, от логистики, маркетинга, производства, сбыта, до бухгалтерского учета и управления персоналом.
Для решения определенных проблем, испытываемых организацией при переходе к новой информационной системе управления или введении оной в эксплуатацию, уже разработана методика преодоления, позволяющая сравнительно легко осуществлять внедрение ИТ.
ВВЕДЕНИЕ
Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством, а отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.
В этих условиях актуальность ERP систем очевидна. Их внедрение позволяет навести порядок в складском учете, в реализации предоставляемых усоуг, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.
Из-за небрежности в учете предоставляемых услуг предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Страдают хозяйствующие субъекты также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений.
Целью работы является рассмотрение особенностей и структуры информационных систем, а также требований к программному обеспечению и характеристику программ. Необходимо также сравнить и выбрать наиболее оптимальную ERP систему для предприятия.
Объектом исследования курсового проекта была выбрана виртуальная организация предпринимателя Самарина Д. В. ООО «НПО «Тивиант» город Красноярск.
1 Организационная структура торгового предприятия
Научно-производственное объединение «Тивиант» расположен в двухэтажном, отдельностоящем здании. Его площадь составляет 1000 кв. метров. Услуги фирмы представлены начиная от выполнения подрядных задач в сфере электромонтажа, до самостоятельного проектирования и внедрения отдельных проектов энергоснабжений зданий и сооружений.
Стратегия компании направлена на выполнение основных задач:
Увеличение доли своего присутствия на городском рынке;
Увеличение прибыли;
Сокращение затрат;
Повышение качества обслуживания клиентов.
Основным направлением работы является координация работы проектного отдела по осуществлению эффективных продаж услуг в городе.
В розничном направлении ставятся следующие задачи:
1. Создание и поддержание на высоком уровне конкурентной розничной торговли предоставляемыми услугами.
2. Поддержание необходимого услуг, изменение его в соответствие с конъюнктурой рынка и особенностями торгового места.
3. Увеличение рентабельности работы фирмы, увеличение прибыли.
Для начала необходимо ознакомиться с общей деятельностью предприятия. В данном разделе будет приведен организационно-управленческий анализ, который включит в себя: рассмотрение организационной структуры и оценку ее эффективности, анализ трудового потенциала, оценку эффективности системы управления, а также деятельность, связанную с управлением персонала организации. Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как единого целого. Структура управления отражает выбор стратегии предприятия, его цели и задачи фирмы; по мере расширения предприятия меняется и структура управления. Организационная структура управления «НПО «Тивиант» представляет собой деление на четыре отдела, каждый из которых выполняет свои функциональные обязанности (см. схема 1).
Рисунок 1 - Организационная структура
Директор фирмы одновременно является владельцем. Он контролирует финансово-экономической и административно-хозяйственной деятельность магазина, согласно своим должностным инструкциям. В подчинении директора находятся непосредственно весь персонал фирмы. Директор вправе принимать, увольнять и перемещать работников; распоряжаться средствами; издавать приказы, распоряжения, поощрять работников, налагать взыскания на них при необходимости. Также директор должен уделять время повышению производительности труда работников, проведение инструктажа по технике безопасности на рабочем месте, расстановка работников на рабочих местах в соответствии с их квалификацией, установление дисциплины.
Отдел «Бухгалтерия» представлен единственным бухгалтером организации, который находится в непосредственном подчинении у директора.
Отдел «Отдел проектирования» представляет собой работников, непосредственно связанных с функциями фирмы, проектированием проектов. В него входят инженер ПТО, который занимается разработкой проектов. Инженер ЭТЛ занимается подбором оборудования, а так же электроизмерительными работами.
Последний отдел «Отдел реализации» обеспечивает реализацию проектов, монтаж и пуско-наладку оборудования. В его состав входят кладовщик и монтажники.
Организационная структура относится к линейному типу. Среди достоинств данной структуры можно выделить:
· построение связей «руководитель - подчиненный» с условием подчинения каждого работника только одному руководителю по иерархической лестнице;
· быстрая реакция выполнения.
Недостатки:
· узкая специализация каждого звена;
· плохое взаимодействие на горизонтальном уровне.
· снижение инициативы среди работников.
2 Информационная схема предприятия
В фирме используются следующие информационные технологии, которые осуществляют связь и работу торгового предприятия: пакет программ Microsoft Office, телефонная связь.
Для оптимизации работы персонала, а также максимального удовлетворения потребностей потребителей услуг, необходимо внедрить современные технологии в области автоматизации розничной торговли. Выбор ERP-решения – крайне сложная и комплексная задача, требующая серьезного обследования организации и четкого формулирования требований к корпоративной информационной системе. На сегодняшний день на российском рынке представлены все сколь-нибудь значимые в мире разработчики ERP. Кроме того, в последнее время все громче заявляют о себе отечественные поставщики этого класса решений. Конкуренция на рынке возрастает, появляется все большее количество новых игроков, в результате заказчику предлагается весьма широкий ассортимент продуктов, направленных на решение различного спектра задач. Причины внедрения ERP систем:
Интегрировать финансовую информацию. Когда руководитель пытается оценить работу компании, он может увидеть много разных «версий правды». Финансовый отдел предоставляет одну версию отчёта о доходах, отдел продаж – другую. Остальные подразделения могут показывать свои варианты того, каков их вклад в бизнес. ERP-система создает один окончательный вариант правды, который не может никем оспариваться, поскольку все используют одну систему.
Интегрировать информацию о заказах. В ERP-системе заказ проживает всю свою жизнь – от момента появления во фронт-офисе, до той минуты, когда услуга осуществляется для клиента, а бухгалтерия выписывает ему счет. Имея информацию в одной системе, а не «размазанной» по множеству различных приложений, компании легче отслеживать заказ и координировать производство, складирование и отгрузку по всем подразделениям одновременно.
Стандартизировать и ускорить процесс производства. Производственные компании, особенно обладающие аппетитом приобретать и сливаться, часто обнаруживают, что многочисленные подразделения компании делают одно и то же, используя разные методы и разные компьютерные системы. ERP-системы приходят со стандартными методами автоматизации определенных шагов производственного процесса. Стандартизация этих процессов и использование единой интегрированной системы экономит время, увеличивает производительность и уменьшает головную боль.
Уменьшить складские запасы. ERP-системы способствуют тому, что производственный процесс протекает более гладко, улучшается процесс исполнения заказа внутри компании. Компания теперь может запасать меньше сырья, необходимого для производства продукта, и хранить меньше готовой продукции на складах. Для того, чтобы радикально улучшить всю цепочку поставок, вам может потребоваться специальный модуль SCM (Supply Chain Management – управление цепочками поставок), который сегодня входит в стандартную конфигурацию большинства ERP-систем.
Стандартизировать информацию по персоналу. В компаниях с большим количеством различных бизнес-единиц отделы кадров часто не имеют единой унифицированной методики отслеживания рабочего времени персонала и работы с ним. Это положение может исправить ERP. Спеша сделать это, компании часто упускают из виду, что ERP дает не более чем общее представление того, как некая типичная компания делает свой бизнес. Реальность же намного сложнее, и каждая отрасль имеет «фишки», делающие бизнес компании уникальным. Так, большинство ERP-систем изначально разрабатывалось для использования компаниями, производящими вещи, которые можно пересчитать или потрогать, т.е. для дисректного производства.
3 Сравнение программного обеспечения
3.1 1С:Предприятие 8.
От других аналогичных решений 1С Предприятие 8 отличается особенно тщательным подходом, применяемым при определении состава функциональных возможностей типовых решений. Взаимодействие с большим количеством пользователей позволяет компании 1С анализировать их опыт применения программ и исследовать меняющиеся потребности пользователей 1С Предприятие 8.
Когда глава компании анализирует рынок программных продуктов, он может выбрать требуемый уровень автоматизации, благодаря тому, что разработчики 1С предлагают широкий выбор решений, среди которых как мощные комплексные системы, так и компактные программы для маленьких организаций, обращающих особое внимание на то, чтобы программу было просто использовать. Тем не менее, с ростом фирмы даже простые программы системы 1С:Предприятия могут развиваться и идти по пути постепенного повышения уровня автоматизации, и компания может переходить на новые мощные конфигурации и интегрировать внедренную программу с другими решениями системы.
Система программных решений на платформе 1С:Предприятие 8 учитывает необходимость решения стандартных задач и индивидуальные потребности предприятий. Эта особенность программ очень важна для главы компании или ответственного специалиста, который занимается подбором системы.
Глава компании имеет возможность выбирать наиболее подходящий для него вариант автоматизации с учетом специфики деятельности своей компании, важности достигаемых задач, возможных сроков и оптимальных затрат на внедрение программы. Немаловажное значение играет тот факт, что одно и то же решение дает возможность автоматизировать предприятия поэтапно и при этом достигать желаемого результата после прохождения каждой ступени. Компания может сделать первые шаги, выбрав типовые или отраслевые тиражные решения, с их помощью автоматизировав выполнение основных задач организации при минимальных временных и финансовых затратах, а после этого – начать усовершенствовать программу с учетом особых характеристик деятельности своего предприятия. При этом применять решение можно без остановки.
Система программ 1С:Предприятие 8 основывается на единой платформе, которая стала основой для создания всех конфигураций. Одна технологическая платформа становится гарантией небольшой стоимости отдельных решений и упрощает их создание. Такая концепция обеспечивает стандартизированную разработку, масштабируемость и гарантирует ускоренное внедрение новейших технологий во всех конфигурациях.